Boas práticas de gestão financeira com o BPO Financeiro
*Por Barbara Rissatti Cleto – contadora especialista em gestão financeira
BPO é uma sigla para a expressão em inglês “Business Process Outsourcing”, que diz respeito a “Terceirização de Processos de Negócio”.
O BPO Financeiro se refere especificamente à terceirização da gestão financeira de um negócio, que pode ser contratada quando o gestor não tem tempo ou habilidades nesta área. Este serviço é desenhado de forma personalizada para cada empresa, de acordo com a realidade e necessidade apresentada. Os serviços consideram o porte da empresa, o regime tributário e suas especificidades e complexidade do setor em que atua.
Um dos principais focos do BPO Financeiro é ter uma gestão adequada e embasada em processos pré-definidos entre empreendedor e especialista financeiro, objetivando controlar o fluxo de caixa da empresa, com acompanhamento das entradas e saídas, e apresentação de relatórios com informações sobre o desempenho das operações.
Com estes relatórios, o gestor da empresa pode reconhecer a necessidade de capital de giro e tomar decisões a respeito de investimentos e crédito.
Outra função essencial do BPO financeiro é a coordenação das contas a pagar e contas a receber. No caso das contas a pagar, o serviço é prestado considerando o cronograma de deveres. Os registros são feitos em relatórios, usando um sistema de gestão financeiro próprio do negócio, e são efetuados os agendamentos de pagamentos no internet banking da empresa para o gestor autorizar. Toda a parte burocrática fica concentrada na equipe que realiza o BPO e o gestor do negócio dá o direcionamento que desejar, considerando sua estrutura comercial e as especificidades do setor em que atua. No caso das contas a receber, o serviço também é prestado com base no cronograma de recebimentos, que pode envolver desde o recebimento do aceite da proposta comercial, até a emissão e envio de nota fiscal e de boletos, além da confirmação da operação realizada.
Outro serviço que o BPO financeiro oferece é o de gestão de indicadores, que possibilitam uma visão macro da performance da empresa. Alguns exemplos de KPI’s são: lucratividade, faturamento, ponto de equilíbrio, margem de lucro, rentabilidade, ROI (Retorno sobre Investimento), entre outros. Dessa forma, é possível diagnosticar como anda a atividade da empresa em tempo real e consequentemente, nortear possíveis tomadas de decisão e desenvolvimento de estratégias tempestivamente.
Toda a documentação financeira da empresa é gerenciada e armazenada de forma digital, caso seja preciso fazer algum tipo de consulta ou comprovação no futuro. O registro contábil feito pelo contador seguirá o controle e a conciliação diária que o BPO Financeiro fizer, já considerando a classificação proposta dos lançamentos ocorridos, evitando retrabalhos e garantindo maior assertividade e transparência nas informações.
Terceirizar a gestão financeira de uma empresa pode ser uma grande oportunidade para que o gestor tenha foco no que realmente importa no seu negócio, ou seja, sua atividade-fim. Além disso, irá otimizar as finanças da empresa, ter menos chances de erros por meio de um controle financeiro gerido por especialistas focados na obtenção de bons resultados, prestado por um custo acessível. É essencial para qualquer empresa contar com uma equipe financeira qualificada, seja terceirizada ou não, que tenha expertise e, se possível, que seja 100% dedicada às atividades do setor. Isso pode fazer toda a diferença para manter a saúde financeira da empresa em dia.