Como fazer seu planejamento estratégico passo a passo?

O planejamento estratégico deve seguir algumas etapas lógicas para ser bem-sucedido e não acabar engavetado.

Confira o passo a passo para fazer o seu.

1. Comece pelo diagnóstico da empresa

Se você pensou em começar o planejamento estratégico pela definição de metas, sugerimos um passo anterior: o diagnóstico da situação atual da empresa.

Essa etapa deve funcionar como um raio X completo do negócio, utilizando ferramentas para avaliar sua posição financeira, construção de marca, desempenho de processos, satisfação dos colaboradores, qualidade dos produtos/serviços, entre outros fatores.

Em qualquer tempo e lugar, um método bastante difundido e ainda útil para avaliar as condições externas e internas de um negócio é a Análise SWOT.

A sigla, em inglês, quer dizer:

  • Strengths (Forças): pontos fortes da empresa e vantagens sobre a concorrência no momento, como percepção de valor superior e eficiência operacional
  • Weaknesses (Fraquezas): pontos fracos da empresa e vulnerabilidades, como mau posicionamento da marca ou oscilação de faturamento
  • Opportunities (Oportunidades): eventos e situações que podem favorecer a empresa no mercado em uma projeção futura, como a abertura de crédito ou uma tendência de consumo
  • Threats (Ameaças): fatores externos que têm impacto negativo sobre o negócio em uma projeção futura, como uma crise ou entrada de um novo concorrente.

Na análise, devem ser incluídos todos os fatores que podem influenciar o andamento do negócio.

Isso inclui desde questões macroeconômicas como variação da inflação e juros do Banco Central até fatores internos como satisfação dos colaboradores e clima organizacional.

Resumindo: se algo impactar sua atividade, direta ou indiretamente, coloque na balança.

2. Trace seus objetivos

Agora que você tem a conjuntura da empresa totalmente mapeada e seus pontos-chave na mesa, é hora de definir os objetivos a serem atingidos.

Para facilitar, o ideal é que esses objetivos sejam divididos em metas realizáveis por período.

Isso porque, apesar de o planejamento estratégico ser pensado em longo prazo, é preciso levar em conta o médio e o curto prazo para realizar objetivos que exigem mais tempo.

Com as informações coletadas no mercado e pela Análise SWOT, você terá uma ideia do que fazer daqui a 5, 10 ou mesmo 20 anos, mas também precisará decidir o que fazer nos próximos meses para seguir esse horizonte.

Uma dica valiosa, ao definir as metas para sua empresa, é dar preferência para aquelas que podem ser quantificadas.

Pode ser um reforço de 20% no faturamento, aumentar o ticket médio em 15% ou ser uma referência no setor dentro de cinco anos.

Também é importante que as metas da empresa considerem o tempo que podem levar para serem realizadas e que sejam viáveis acima de tudo.

Afinal, uma coisa é sua empresa projetar um aumento no ticket médio de 15% em 6 meses, outra é ser a maior multinacional do setor dentro de um ano. Percebe a diferença?

3. Crie estratégias e ações

É normal, para quem não está habituado a elaborar um plano de negócios, confundir ação com estratégia.

Enquanto a primeira diz respeito às medidas práticas para a realização das metas, a segunda define a forma como devem ser alcançadas.

Para deixar mais claro, vamos a um exemplo:

  • Objetivo/meta: aumentar o market share em 10% nos próximos 3 meses
  • Estratégia: lançar dois novos produtos que a concorrência não tem
  • Ações: contratar novos profissionais para desenvolvimento de produtos, realizar pesquisas de mercado ou investir em marketing digital.

Como você pode ver, são vários pontos que precisam ser definidos, e toda a equipe deve ser envolvida no processo.

Um brainstorming (tempestade de ideias) pode ajudar, desde que as ideias sejam registradas e posteriormente organizadas de forma objetiva.

4. Tenha métricas de desempenho

Agora uma questão importante: como você vai saber se está progredindo em direção às metas durante a execução do plano?

Para isso existem as métricas de desempenho: parâmetros que você deve estabelecer para mensurar cada meta estabelecida — também chamados de KPIs (indicadores-chave de desempenho).

Por exemplo, se você estabelece uma meta de aumentar a base de clientes, o indicador será o número de novos clientes por período.

Se a meta é aumentar o lucro da empresa, você deverá monitorar KPIs como lucratividade, rentabilidade e margem líquida.

Outras métricas possíveis são padrões de tempo, qualidade, produtividade, custo-benefício, volume, índice de erros, etc.

5. Prepare um cronograma

Se você já tem seus objetivos, metas, estratégias e ações, só falta organizar tudo isso em um cronograma e deixar claro qual a função de cada colaborador.

Esse passo é importante para garantir que o plano seja colocado em prática da forma que foi pensado — do contrário, ele corre o risco de acabar na gaveta.

O cronograma deve conter as metas e ações planejadas e seus respectivos responsáveis, prazos de execução, indicadores de desempenho, recursos necessários e outras informações relevantes para a equipe.

Se você puder criar esse documento com apelo visual, como em um quadro de planejamento que possa ser visualizado por todos (físico ou digital), melhor ainda.

6. Envolva a equipe

O planejamento estratégico é um trabalho coletivo que se beneficia de vários pontos de vista dentro da empresa.

Por isso, é fundamental garantir a participação da equipe e não deixar que se torne uma tarefa solitária do gestor.

Um recurso que pode ajudar nessa etapa é o Balanced Scorecard (ver artigo para mais detalhes), que também pode ser aplicado em outras etapas ao longo do plano de negócios.

Com ele, fica mais fácil alinhar a realidade da empresa com o que foi planejado e manter todos na mesma página.

7. Coloque o plano em prática

Agora é hora de colocar em prática o plano de ação e acompanhar de perto os resultados.

Os indicadores que você definiu no quarto passo serão sua principal referência para monitorar o progresso do planejamento estratégico, mantendo o controle sobre cada tarefa e ação.

Nessa hora, a tecnologia é uma aliada importante para obter os dados necessários e analisar todas as métricas e variáveis.

Por exemplo, se você está executando um planejamento financeiro e precisa acompanhar o desempenho das finanças de perto, pode usar uma solução como a Conta Azul para gerar relatórios de fluxo de caixa, DRE Gerencial e balanços que vão mostrar exatamente o quanto você avançou — ou regrediu — em relação às metas.

Planejar é fundamental, mas sem uma certa capacidade de improvisação, fica difícil ajustar as velas do barco quando a direção do vento muda.

8. Avalie e revise o plano continuamente

Por fim, é importante ter em mente que o planejamento estratégico é uma ferramenta dinâmica, ou seja, deve ser adaptada às mudanças no caminho.

Ter um plano significa ter um rumo, mas você terá que reavaliar continuamente as metas e, se necessário, fazer alguns desvios conforme as circunstâncias.

Do contrário, se você tentar seguir o plano original à risca, poderá cometer erros de gestão e deixar de aproveitar oportunidades ou detectar ameaças do mercado.

Então, lembre-se de ser flexível e fazer as correções necessárias, mantendo apenas o que está funcionando no seu planejamento.

Fonte: Conta Azul


Planejamento estratégico: conheça 7 dicas que vão te ajudar

1.Faça o levantamento das dívidas do negócio

Embora muitas vezes seja preciso contrair dívidas para manter o negócio funcionando, principalmente para quem está começando, não saber administrar as contas a pagar pode ser um grande problema para o ciclo operacional dos negócios.

É preciso que o empreendedor faça um orçamento detalhado, listando as receitas, custos e despesas de janeiro a dezembro de cada ano. Assim, é possível acompanhar se realmente os gastos estão dentro dos limites previstos no planejamento e, no caso de atrasos, possibilita que o gestor possa verificar os prazos e taxas de juros de cada dívida.

Se você não tem como pagar todas as dívidas de uma só vez ou está com problemas de mantê-las em dia, dê preferência para aquelas cujo pagamento têm piores condições, ou seja, que têm juros mais altos. Desse modo você diminuirá o montante a ser pago mês a mês e terá as contas em dia.

Tenha em mente que dívidas sugam todo o lucro da empresa. Por isso, além de um bom planejamento, é fundamental estabelecer uma boa reserva para não correr o risco de se auto sabotar ao assumir empréstimos que talvez não possam ser honrados futuramente.

2.      Estabeleça metas

Por mais importante que seja um planejamento, sem o estabelecimento de metas específicas ele se torna inútil. Para que o gestor consiga definir quais são as metas que a empresa deseja alcançar no futuro é fundamental avaliar as condições financeiras do momento, com o intuito de saber quais são as prioridades.

Assim, antes de começar a delinear o planejamento financeiro empresarial é preciso pensar muito bem quais são as metas que a empresa deseja alcançar, o que funciona basicamente como um guia para a companhia.

É no planejamento financeiro empresarial que o empreendedor deverá esmiuçar todos os passos necessários para o alcance dessas metas, bem como os prazos e os colaboradores responsáveis. Por meio desses registros, é possível fazer o monitoramento do progresso de cada etapa e estabelecer novas estratégias no caso de descumprimento ou mudança de rota.

A empresa está com saldo negativo? Está precisando investir? Vai precisar incrementar o capital de giro? Esses questionamentos são importantes para traçar planos que  possam ser cumpridos dentro de um período  adequado.

3.      Acompanhe constantemente o planejamento

Não basta apenas elaborar um bom planejamento financeiro empresarial; é preciso acompanhar os resultados para saber se realmente a empresa está no caminho certo.

O grande erro de muitos empreendedores é deixar de mensurar os resultados do planejamento financeiro, seja por esquecimento, falta de tempo ou mesmo por acreditar não ser importante. — um grande equívoco!

Acompanhar relatórios mensais e utilizar KPIs — indicadores de performance — para medir os resultados são passos fundamentais para direcionar melhor as ações e estratégias da empresa.

Além disso, acompanhar constantemente o planejamento financeiro possibilita detectar mais facilmente falhas e reajustes, o que oferece mais tempo para implementar mudanças necessárias no controle dos recursos econômicos da companhia.

4.      Faça previsões de diferentes cenários

No processo de planejamento é fundamental estabelecer diferentes cenários financeiros para possíveis problemas futuros. Apesar de não ter um modo preciso de prever todos os cenários, é possível utilizar dos dados atuais e estabelecer previsões do que possa ocorrer.

Assim, toda a empresa estará preparada para lidar com os imprevistos, estabelecendo metas tangíveis para conter gastos, alavancar as receitas mensais e outras ações.

A organização dessas informações pode ser feita em uma simples planilha orçamentária com a ajuda de um software de gestão financeiro, que poderá utilizar o histórico para realizar projeções e comparar cenários e possíveis soluções.

5.      Mensure o planejamento constantemente

Além de estabelecer metas e realizar previsões, é fundamental que o empreendedor mensure seu planejamento empresarial financeiro constantemente. Esse processo é necessário para avaliar se o que foi planejado está sendo executado de forma correta e se os resultados estão sendo alcançados.

Para isso, é fundamental ter em mãos relatórios e indicadores que ofereçam uma base de análise e verificação dos números do negócio. A realização de uma verificação mais apurada e precisa da performance do negócio é inviabilizada quando não há um controle eficiente sobre as informações e dados da companhia.

Organizar e padronizar um método de registro para as contas a pagar e que devem ser recebidas é um dos passos mais importantes no processo de planejamento empresarial financeiro. Isso porque o empreendedor passa a acompanhar de perto todo o seu capital e pode analisar a saúde econômica da empresa.

Porém, não basta apenas registrar: é preciso monitorar cada lançamento para perceber como as finanças estão caminhando. Esse processo possibilita fazer projeções das entradas e saídas de recursos com mais precisão, além de entender o progresso com o passar dos meses.

6.      Desenvolva um plano de ação

Para a elaboração de um planejamento empresarial financeiro é fundamental criar um plano de ação. Nele, devem ser incluídas as tarefas que precisam ser realizadas a fim de melhorar a situação da empresa. Alguns pontos devem ser considerados, veja logo abaixo.

Ação recomendada

Nele você vai reforçar todas as recomendações que devem ser feitas para fortalecer o planejamento empresarial financeiro, mas não deve ser uma regra e pode variar conforme a situação. Por isso, estabelecer um cronograma de execução é tão importante!

Objetivo de alcançar a meta

O plano de ação deve especificar o que a ação recomendada alcançará, a importância de cumprir os prazos e as possíveis soluções para evitar problemas na sua execução.

7.      Conte com um sistema de gestão financeiro

Bloquinhos de papel, formulários e planilhas complexas já não atendem às novas necessidades das empresas, que procuram otimizar processos, reduzir custos e ao mesmo tempo aumentar a produtividade, tudo sem alterar a qualidade.

E é por isso que contar com um sistema de gestão financeira é tão importante. Além de facilitar a organização das finanças, um gerenciador dessa natureza possibilita acompanhar mês a mês a evolução dos saldos realizados e previstos, resumo das contas a pagar e a receber e inúmeras outras facilidades que tornam o processo de decisão mais preciso.

Se antes você tinha que abrir dezenas de janelas no computador, comparar manualmente resultados e demais análises, com um software de gestão financeira tudo é simples, fácil e intuitivo.

A grande facilidade que um gerenciador financeiro oferece ao gestor no processo de planejamento empresarial é a possibilidade de realizar a previsão de entradas e saídas nos próximos meses.

Com um bom sistema de gestão financeira é possível planejar as atividades da empresa, bem como as metas das equipes operacionais e comerciais.

O planejamento financeiro empresarial é uma solução indispensável para saber lidar com os problemas de gestão e procurar soluções que alavanquem os resultados.

Fonte: Jornal Contabil