Saúde financeira 2023: confira dicas e baixe planilhas para te ajudar no controle de gastos
Saúde financeira 2023: confira dicas e baixe planilhas para te ajudar no controle de gastos
Para te ajudar na organização das finanças no próximo ano, confira modelos de planilhas elaboradas por especialistas e dicas sobre o tema.
Foto: Dmitriy/Pixabay
O ano está terminando e nessa época é comum traçar objetivos e metas para cumprir no ano seguinte, tanto para vida pessoal quanto profissional. Mas é preciso planejamento para que isso saia do papel nos próximos 365 dias, principalmente se as metas forem relacionadas a parte financeira.
Para te ajudar nessa organização, confira modelos de planilhas elaboradas por especialistas e dicas sobre o tema.
Como se organizar?
O educador financeiro Mauro Calil explica que o controle financeiro nada mais é do que a organização dos recursos que entram e saem.
“Se você tiver anotações de quanto entra de dinheiro e já faz as projeções de quanto vai sair, seja em uma folha de papel, um caderno, uma planilha ou um aplicativo, pronto! Você já está se organizando financeiramente”, diz.
Calil destaca que o primeiro passo é incluir as despesas e receitas na planilha ou no formato escolhido. Para quem é assalariado, basta lançar o valor líquido mensal. No caso dos autônomos, de renda mais variável, é indicado que se use uma média não tão otimista, para evitar surpresas negativas.
Entre as despesas, primeiro devem ser incluídas as fixas mensais, como contas de água, luz, telefone, aluguel, condomínio e mensalidade escolar. Devem ser lançadas também as anuais, como Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) .
A educadora financeira Carol Stange defende que a organização das contas deve ser feita no formato de preferência de cada um.
“Tem gente que não se dá bem com planilha e, nesse caso, não tem problema fazer com outra ferramenta, como um caderno ou mesmo um aplicativo”, diz.
A especialista reforça que, após saber o caminho do dinheiro a partir do que entra e do que sai, o segundo passo é ajustar as despesas identificadas.
“Algumas podem ser eliminadas e outras podem ser reduzidas mesmo que temporariamente. Nem toda despesa precisa ser extinta para sempre. Ajustes podem ser feitos de forma temporária, até que a pessoa consiga se reequilibrar financeiramente”, explica.
- Baixe aqui o modelo de planilha elaborado pelo especialista Mauro Calil
- Baixe aqui o modelo de planilha elaborado pela especialista Carol Stange
Sobre as despesas pontuais, como o IPVA e o IPTU, a educadora orienta que as pessoas saibam quais serão esses gastos e, ao longo do ano, façam uma pequena poupança para pagamento à vista, conseguindo, assim, os descontos oferecidos.
“Nesse calendário de despesas, também é legal incluir gastos com presentes: Dia dos Namorados, Dia das Mães, Dia das Crianças, aniversários. São gastos também já previstos”, diz.
Por que manter uma boa organização financeira
Carol Stange faz uma analogia com exames de sangue para explicar a importância do controle financeiro.
“Assim como um exame é importante para sabermos como está a nossa saúde e tomarmos medidas de mudança de hábitos ou medicação, a organização financeira vai nos apontar os caminhos necessários para que nossas finanças caminhem do jeito ideal”, afirma.
A especialista também cita o controle como uma forma de cuidar do futuro. “Ou a pessoa se organiza para, mais à frente, viver do jeito que ela gostaria, ou ela acaba tendo que se conformar com a situação que terá que enfrentar lá na frente por falta de organização.”
Mauro Calil destaca outros benefícios, como a redução de estresse e um sono mais tranquilo.
“Existe um fenômeno chamado 'presenteísmo', que acontece muito com os endividados. Ele vai trabalhar, está presente de corpo, mas a cabeça dele está nas nuvens, esperando o próximo salário chegar – que nunca é suficiente. A organização financeira ajuda a evitar tudo isso”, finaliza.
Com informações do g1
Planejamento é essencial para manter segurança financeira da empresa
Foto: Mohamed Hassan/Pixabay
Faltando menos de um mês para o início de um novo ano, os gestores de startups e outras empresas precisam estar, ao mesmo tempo, lançando olhares para o desempenho do ano que fica para trás e pensando em 2023, se quiserem ter a organização necessária para um crescimento planejado e sólido. A principal função do planejamento financeiro nas organizações é balizar as ações do empreendedor e criar uma referência, um norte, para os resultados futuros.
De acordo com o cofounder e CEO da Triven, empresa especializada em serviços financeiros como CFO as a Service, Fernando Trota este planejamento financeiro, quando bem executado, pode gerar importantes outputs para o negócio. A projeção de receitas deve levar em consideração aspectos como o tamanho da equipe comercial para atingir o número esperado; a robustez do produto para suportar a curva de crescimento proposta; as dimensões das estruturas, a velocidade de crescimento e, principalmente, a contratação do time proposto.
“É muito comum encontrarmos projeções financeiras prevendo a contratação de, por exemplo, 10 desenvolvedores em um único mês. Se a empresa não tiver capacidade de contratar nessa velocidade, o plano de negócios já começa errado. Outro ponto fundamental é modelar cenários: realista, otimista e pessimista. Com isso, deve-se criar ‘gatilhos’ para todos os outros parâmetros, em função desses cenários”, pontua o CEO.
Além disso, o planejamento pode nortear indicadores importantes, como a capacidade de geração ou consumo de caixa ("burn") e, consequentemente, o tempo de duração deste caixa ("runway") para cada cenário desenhado. No caso das startups, planejar é essencial para que sejam previstas ações como a necessidade de captação de recursos e o melhor momento e forma de fazê-la.
“Caso seja constatada a necessidade de novas rodadas de investimento, é preciso que se estabeleça um prazo mínimo de antecedência para que o empreendedor possa abrir conversas com potenciais investidores. Se a negociação de novas rodadas é por volta de seis meses, o empreendedor precisa começar a se preparar quando o runway atingir oito meses”, complementa Trota.
Colocando a mão na massa
O planejamento anual deve ser iniciado com base nos parâmetros estratégicos da companhia, que vão orientar a projeção da principal métrica: a receita. A definição dos parâmetros esperados de receita deve ser feita pelos executivos responsáveis por Sales e Growth - muitas vezes, essas pessoas são sócias.
A projeção de receitas se desdobra em planejamento de custos e despesas, e os responsáveis pelas demais áreas - CS, Financeiro, Tecnologia, Produtos - devem ser envolvidos, no sentido de simularem os gastos que suportem a curva de receitas planejada e avaliarem a estrutura necessária para esse crescimento proposto (pessoas, infraestrutura, ferramentas, etc).
“É importante que se faça um planejamento para o ano todo, mas que seja ajustado em períodos menores, como a cada três meses. Outro ponto é que sejam compartilhadas com os colaboradores as métricas de performance individuais relacionadas aos objetivos que foram planejados”, acrescenta o CEO da Triven.
Fonte: Contábeis
Como fazer seu planejamento estratégico passo a passo?
O planejamento estratégico deve seguir algumas etapas lógicas para ser bem-sucedido e não acabar engavetado.
Confira o passo a passo para fazer o seu.
1. Comece pelo diagnóstico da empresa
Se você pensou em começar o planejamento estratégico pela definição de metas, sugerimos um passo anterior: o diagnóstico da situação atual da empresa.
Essa etapa deve funcionar como um raio X completo do negócio, utilizando ferramentas para avaliar sua posição financeira, construção de marca, desempenho de processos, satisfação dos colaboradores, qualidade dos produtos/serviços, entre outros fatores.
Em qualquer tempo e lugar, um método bastante difundido e ainda útil para avaliar as condições externas e internas de um negócio é a Análise SWOT.
A sigla, em inglês, quer dizer:
- Strengths (Forças): pontos fortes da empresa e vantagens sobre a concorrência no momento, como percepção de valor superior e eficiência operacional
- Weaknesses (Fraquezas): pontos fracos da empresa e vulnerabilidades, como mau posicionamento da marca ou oscilação de faturamento
- Opportunities (Oportunidades): eventos e situações que podem favorecer a empresa no mercado em uma projeção futura, como a abertura de crédito ou uma tendência de consumo
- Threats (Ameaças): fatores externos que têm impacto negativo sobre o negócio em uma projeção futura, como uma crise ou entrada de um novo concorrente.
Na análise, devem ser incluídos todos os fatores que podem influenciar o andamento do negócio.
Isso inclui desde questões macroeconômicas como variação da inflação e juros do Banco Central até fatores internos como satisfação dos colaboradores e clima organizacional.
Resumindo: se algo impactar sua atividade, direta ou indiretamente, coloque na balança.
2. Trace seus objetivos
Agora que você tem a conjuntura da empresa totalmente mapeada e seus pontos-chave na mesa, é hora de definir os objetivos a serem atingidos.
Para facilitar, o ideal é que esses objetivos sejam divididos em metas realizáveis por período.
Isso porque, apesar de o planejamento estratégico ser pensado em longo prazo, é preciso levar em conta o médio e o curto prazo para realizar objetivos que exigem mais tempo.
Com as informações coletadas no mercado e pela Análise SWOT, você terá uma ideia do que fazer daqui a 5, 10 ou mesmo 20 anos, mas também precisará decidir o que fazer nos próximos meses para seguir esse horizonte.
Uma dica valiosa, ao definir as metas para sua empresa, é dar preferência para aquelas que podem ser quantificadas.
Pode ser um reforço de 20% no faturamento, aumentar o ticket médio em 15% ou ser uma referência no setor dentro de cinco anos.
Também é importante que as metas da empresa considerem o tempo que podem levar para serem realizadas e que sejam viáveis acima de tudo.
Afinal, uma coisa é sua empresa projetar um aumento no ticket médio de 15% em 6 meses, outra é ser a maior multinacional do setor dentro de um ano. Percebe a diferença?
3. Crie estratégias e ações
É normal, para quem não está habituado a elaborar um plano de negócios, confundir ação com estratégia.
Enquanto a primeira diz respeito às medidas práticas para a realização das metas, a segunda define a forma como devem ser alcançadas.
Para deixar mais claro, vamos a um exemplo:
- Objetivo/meta: aumentar o market share em 10% nos próximos 3 meses
- Estratégia: lançar dois novos produtos que a concorrência não tem
- Ações: contratar novos profissionais para desenvolvimento de produtos, realizar pesquisas de mercado ou investir em marketing digital.
Como você pode ver, são vários pontos que precisam ser definidos, e toda a equipe deve ser envolvida no processo.
Um brainstorming (tempestade de ideias) pode ajudar, desde que as ideias sejam registradas e posteriormente organizadas de forma objetiva.
4. Tenha métricas de desempenho
Agora uma questão importante: como você vai saber se está progredindo em direção às metas durante a execução do plano?
Para isso existem as métricas de desempenho: parâmetros que você deve estabelecer para mensurar cada meta estabelecida — também chamados de KPIs (indicadores-chave de desempenho).
Por exemplo, se você estabelece uma meta de aumentar a base de clientes, o indicador será o número de novos clientes por período.
Se a meta é aumentar o lucro da empresa, você deverá monitorar KPIs como lucratividade, rentabilidade e margem líquida.
Outras métricas possíveis são padrões de tempo, qualidade, produtividade, custo-benefício, volume, índice de erros, etc.
5. Prepare um cronograma
Se você já tem seus objetivos, metas, estratégias e ações, só falta organizar tudo isso em um cronograma e deixar claro qual a função de cada colaborador.
Esse passo é importante para garantir que o plano seja colocado em prática da forma que foi pensado — do contrário, ele corre o risco de acabar na gaveta.
O cronograma deve conter as metas e ações planejadas e seus respectivos responsáveis, prazos de execução, indicadores de desempenho, recursos necessários e outras informações relevantes para a equipe.
Se você puder criar esse documento com apelo visual, como em um quadro de planejamento que possa ser visualizado por todos (físico ou digital), melhor ainda.
6. Envolva a equipe
O planejamento estratégico é um trabalho coletivo que se beneficia de vários pontos de vista dentro da empresa.
Por isso, é fundamental garantir a participação da equipe e não deixar que se torne uma tarefa solitária do gestor.
Um recurso que pode ajudar nessa etapa é o Balanced Scorecard (ver artigo para mais detalhes), que também pode ser aplicado em outras etapas ao longo do plano de negócios.
Com ele, fica mais fácil alinhar a realidade da empresa com o que foi planejado e manter todos na mesma página.
7. Coloque o plano em prática
Agora é hora de colocar em prática o plano de ação e acompanhar de perto os resultados.
Os indicadores que você definiu no quarto passo serão sua principal referência para monitorar o progresso do planejamento estratégico, mantendo o controle sobre cada tarefa e ação.
Nessa hora, a tecnologia é uma aliada importante para obter os dados necessários e analisar todas as métricas e variáveis.
Por exemplo, se você está executando um planejamento financeiro e precisa acompanhar o desempenho das finanças de perto, pode usar uma solução como a Conta Azul para gerar relatórios de fluxo de caixa, DRE Gerencial e balanços que vão mostrar exatamente o quanto você avançou — ou regrediu — em relação às metas.
Planejar é fundamental, mas sem uma certa capacidade de improvisação, fica difícil ajustar as velas do barco quando a direção do vento muda.
8. Avalie e revise o plano continuamente
Por fim, é importante ter em mente que o planejamento estratégico é uma ferramenta dinâmica, ou seja, deve ser adaptada às mudanças no caminho.
Ter um plano significa ter um rumo, mas você terá que reavaliar continuamente as metas e, se necessário, fazer alguns desvios conforme as circunstâncias.
Do contrário, se você tentar seguir o plano original à risca, poderá cometer erros de gestão e deixar de aproveitar oportunidades ou detectar ameaças do mercado.
Então, lembre-se de ser flexível e fazer as correções necessárias, mantendo apenas o que está funcionando no seu planejamento.
Fonte: Conta Azul
Pequenas e médias empresas: Importância na análise SWOT
A análise SWOT, derivada da abreviação em inglês (strengths, weaknesses, opportunities e threats – forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) tem como principal objetivo avaliar os ambientes internos e externos de uma empresa. Um dos principais benefícios dessa estratégia, que em português é tratada como análise FOFA, é melhorar o desempenho do negócio no mercado.
A análise SWOT em pequenas e médias empresas pode contribuir para o avanço no mercado e apresenta importantes benefícios para os negócios, dentre eles:
- Ajuda o negócio a ter uma visão aprofundada de seu contexto interno e dos aspectos externos que podem vir, inclusive, a ameaçar o seu desenvolvimento;
- Ajuda na análise detalhada da concorrência;
- Essa é uma ferramenta que possibilita a criação de estratégias assertivas para corrigir problemas.
A análise SWOT em pequenas e médias empresas assume o mesmo papel que desempenha em grandes empresas, ajuda em qualquer processo que englobe a tomada de decisões.
Compreendendo basicamente a matriz SWOT
Para fazer corretamente a análise SWOT é preciso encarar a realidade da empresa, não ter medo de ver o que precisa ser melhorado ou enfrentado.
Forças (Strengths)
É fundamental que o gestor responda: o que a minha empresa faz muito bem? Qual é o diferencial do meu negócio? Quais vantagens eu tenho sobre a concorrência? Mas nem sempre é possível ter essas respostas na ponta da língua, por isso, há alguns passos que ajudam no processo:
- Especifique quais são os seus melhores produtos/serviços;
- Como é o relacionamento da sua empresa com os clientes? Pode-se dizer que há uma taxa de fidelidade?
- Qual é a principal vantagem da sua empresa sobre a concorrência? (preço, qualidade do produto/serviço; vendas online, etc.);
- Quais os processos no seu negócio que apresentam maior desempenho?
- O que, na gestão da sua empresa ou em algum processo interno, está funcionando tão bem que você não mudarias.
Fraquezas (Weaknesses)
Esse é uma das partes mais complexas para cumprir a análise SWOT em pequenas e médias empresas. É preciso encarar a realidade, não permitir que qualquer envolvimento emocional com o negócio interfira no momento de colocar as cartas na mesa. Essa etapa é fundamental.
- Seus produtos/serviços são de excelente qualidade?
- A equipe é bem preparada?
- Por que a concorrência tem sido preferida?
- O que na gestão do negócio vem falhando nos últimos tempos.
Oportunidades (Opportunities)
As oportunidades estão ligadas basicamente ao ambiente externo à empresa. É preciso observar, estudar muito bem o mercado, as tendências, o que está em torno da sua empresa e que pode ser aproveitado.
Exemplo: Uma pequena fábrica de cervejas artesanais situada no centro de São Paulo, próximo a muitos bares, pubs, restaurantes, etc., pode encontrar nesse cenário uma oportunidade, distribuindo o produto na localidade do negócio.
Mas por outro lado, o mercado e-commerce possibilita que o produto seja distribuído a muitas outras localidades ao redor do Brasil, mas a concorrência também já está fazendo isso, o que poderia ser diferente? De repente trabalhar em um modelo de divulgação inovador em comparação ao que a concorrência tem feito.
Ameaças (Threats)
Geralmente estão relacionadas à concorrência, ao que tem sido feito pelo concorrente e que tem atraído o seu público. É fundamental essa análise para rever processos, rever a maneira do negócio de oferecer o produto/serviço.
Depois de realizada a Análise SWOT
Realizada a análise SWOT, é fundamental que o negócio desenvolva um bom plano de ação a fim de melhorar os aspectos que precisam ser melhorados e, claro, de aprimorar ainda mais os pontos fortes. O intuito é que o negócio esteja pronto para explorar o melhor das oportunidades que surgirem.
A análise SWOT em pequenas e médias empresas é importante para que cresçam no mercado, para que se destaquem no cenário no qual estão inseridas. A matriz SWOT pode ser repetida periodicamente na empresa para auxiliá-la na criação de novas estratégias e facilitar o processo da tomada de decisão para o seu progresso.
Fonte: Jornal Contábil / autor Carlos Moreira
Planejamento estratégico: conheça 7 dicas que vão te ajudar
1.Faça o levantamento das dívidas do negócio
Embora muitas vezes seja preciso contrair dívidas para manter o negócio funcionando, principalmente para quem está começando, não saber administrar as contas a pagar pode ser um grande problema para o ciclo operacional dos negócios.
É preciso que o empreendedor faça um orçamento detalhado, listando as receitas, custos e despesas de janeiro a dezembro de cada ano. Assim, é possível acompanhar se realmente os gastos estão dentro dos limites previstos no planejamento e, no caso de atrasos, possibilita que o gestor possa verificar os prazos e taxas de juros de cada dívida.
Se você não tem como pagar todas as dívidas de uma só vez ou está com problemas de mantê-las em dia, dê preferência para aquelas cujo pagamento têm piores condições, ou seja, que têm juros mais altos. Desse modo você diminuirá o montante a ser pago mês a mês e terá as contas em dia.
Tenha em mente que dívidas sugam todo o lucro da empresa. Por isso, além de um bom planejamento, é fundamental estabelecer uma boa reserva para não correr o risco de se auto sabotar ao assumir empréstimos que talvez não possam ser honrados futuramente.
2. Estabeleça metas
Por mais importante que seja um planejamento, sem o estabelecimento de metas específicas ele se torna inútil. Para que o gestor consiga definir quais são as metas que a empresa deseja alcançar no futuro é fundamental avaliar as condições financeiras do momento, com o intuito de saber quais são as prioridades.
Assim, antes de começar a delinear o planejamento financeiro empresarial é preciso pensar muito bem quais são as metas que a empresa deseja alcançar, o que funciona basicamente como um guia para a companhia.
É no planejamento financeiro empresarial que o empreendedor deverá esmiuçar todos os passos necessários para o alcance dessas metas, bem como os prazos e os colaboradores responsáveis. Por meio desses registros, é possível fazer o monitoramento do progresso de cada etapa e estabelecer novas estratégias no caso de descumprimento ou mudança de rota.
A empresa está com saldo negativo? Está precisando investir? Vai precisar incrementar o capital de giro? Esses questionamentos são importantes para traçar planos que possam ser cumpridos dentro de um período adequado.
3. Acompanhe constantemente o planejamento
Não basta apenas elaborar um bom planejamento financeiro empresarial; é preciso acompanhar os resultados para saber se realmente a empresa está no caminho certo.
O grande erro de muitos empreendedores é deixar de mensurar os resultados do planejamento financeiro, seja por esquecimento, falta de tempo ou mesmo por acreditar não ser importante. — um grande equívoco!
Acompanhar relatórios mensais e utilizar KPIs — indicadores de performance — para medir os resultados são passos fundamentais para direcionar melhor as ações e estratégias da empresa.
Além disso, acompanhar constantemente o planejamento financeiro possibilita detectar mais facilmente falhas e reajustes, o que oferece mais tempo para implementar mudanças necessárias no controle dos recursos econômicos da companhia.
4. Faça previsões de diferentes cenários
No processo de planejamento é fundamental estabelecer diferentes cenários financeiros para possíveis problemas futuros. Apesar de não ter um modo preciso de prever todos os cenários, é possível utilizar dos dados atuais e estabelecer previsões do que possa ocorrer.
Assim, toda a empresa estará preparada para lidar com os imprevistos, estabelecendo metas tangíveis para conter gastos, alavancar as receitas mensais e outras ações.
A organização dessas informações pode ser feita em uma simples planilha orçamentária com a ajuda de um software de gestão financeiro, que poderá utilizar o histórico para realizar projeções e comparar cenários e possíveis soluções.
5. Mensure o planejamento constantemente
Além de estabelecer metas e realizar previsões, é fundamental que o empreendedor mensure seu planejamento empresarial financeiro constantemente. Esse processo é necessário para avaliar se o que foi planejado está sendo executado de forma correta e se os resultados estão sendo alcançados.
Para isso, é fundamental ter em mãos relatórios e indicadores que ofereçam uma base de análise e verificação dos números do negócio. A realização de uma verificação mais apurada e precisa da performance do negócio é inviabilizada quando não há um controle eficiente sobre as informações e dados da companhia.
Organizar e padronizar um método de registro para as contas a pagar e que devem ser recebidas é um dos passos mais importantes no processo de planejamento empresarial financeiro. Isso porque o empreendedor passa a acompanhar de perto todo o seu capital e pode analisar a saúde econômica da empresa.
Porém, não basta apenas registrar: é preciso monitorar cada lançamento para perceber como as finanças estão caminhando. Esse processo possibilita fazer projeções das entradas e saídas de recursos com mais precisão, além de entender o progresso com o passar dos meses.
6. Desenvolva um plano de ação
Para a elaboração de um planejamento empresarial financeiro é fundamental criar um plano de ação. Nele, devem ser incluídas as tarefas que precisam ser realizadas a fim de melhorar a situação da empresa. Alguns pontos devem ser considerados, veja logo abaixo.
Ação recomendada
Nele você vai reforçar todas as recomendações que devem ser feitas para fortalecer o planejamento empresarial financeiro, mas não deve ser uma regra e pode variar conforme a situação. Por isso, estabelecer um cronograma de execução é tão importante!
Objetivo de alcançar a meta
O plano de ação deve especificar o que a ação recomendada alcançará, a importância de cumprir os prazos e as possíveis soluções para evitar problemas na sua execução.
7. Conte com um sistema de gestão financeiro
Bloquinhos de papel, formulários e planilhas complexas já não atendem às novas necessidades das empresas, que procuram otimizar processos, reduzir custos e ao mesmo tempo aumentar a produtividade, tudo sem alterar a qualidade.
E é por isso que contar com um sistema de gestão financeira é tão importante. Além de facilitar a organização das finanças, um gerenciador dessa natureza possibilita acompanhar mês a mês a evolução dos saldos realizados e previstos, resumo das contas a pagar e a receber e inúmeras outras facilidades que tornam o processo de decisão mais preciso.
Se antes você tinha que abrir dezenas de janelas no computador, comparar manualmente resultados e demais análises, com um software de gestão financeira tudo é simples, fácil e intuitivo.
A grande facilidade que um gerenciador financeiro oferece ao gestor no processo de planejamento empresarial é a possibilidade de realizar a previsão de entradas e saídas nos próximos meses.
Com um bom sistema de gestão financeira é possível planejar as atividades da empresa, bem como as metas das equipes operacionais e comerciais.
O planejamento financeiro empresarial é uma solução indispensável para saber lidar com os problemas de gestão e procurar soluções que alavanquem os resultados.
Fonte: Jornal Contabil