Quais são os riscos de vender sem Nota Fiscal?
Nota Fiscal
A Nota Fiscal (NF) é um documento oficial que registra as vendas da sua empresa. Sempre que você recebe algum pagamento, é preciso emitir uma NF para o seu cliente.
É através da NF que o escritório que realiza a contabilidade da sua empresa poderá calcular os seus impostos, o financeiro poderá fazer uma estimativa de faturamento e os responsáveis pelo estoque dos seus produtos poderão organizar as entregas e a produção.
Além disso, a não emissão da nota fiscal pode acarretar sérios problemas para a empresa, desde a desorganização da gestão financeira até a configuração de crime de sonegação fiscal.
Como emitir
A emissão da nota fiscal deve ser feita de acordo com a natureza do serviço que a sua empresa presta.
Ao formalizar o seu negócio, você precisa definir os seus respectivos CNAEs. Essa é uma forma de classificar as atividades que sua empresa realiza. Quando você for emitir uma Nota Fiscal, a prefeitura pede para escolher o CNAE que melhor identifica o serviço prestado.
Vale a pena lembrar que, mesmo a sua empresa tendo mais de uma opção de CNAE, você só poderá indicar um na NF.
Erros comuns
Entre os problemas mais recorrentes ao emitir a nota fiscal está o de escolher o tipo errado de Certificado Digital. Pode acontecer da empresa adquirir o errado e, depois, precisar comprar outro.
Por exemplo, o que possibilita a automação de notas fiscais do certificado A1 é digital, arquivo a ser instalado no computador ou mesmo no emissor de nota fiscal eletrônica.
Já o certificado A3 é físico, como um pendrive ou um token. Ele precisa ser plugado no computador todas as vezes que você logar. Por isso, peça ajuda para o seu contador nesses momentos mais difíceis de escolha.
Outro ponto importante de ser lembrado é sobre a Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e pode ser representada por um documento físico, chamado DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Contudo, ela não possui validade jurídica. Esse problema acontece muito em lojas virtuais que, ao enviar o produto para a casa do cliente, envia o DANFE ao invés da NF.
Além disso, é comum encontrar empresas que emitem somente uma Nota Fiscal por mês. Mesmo que o imposto possa ser calculado, essa prática não pode acontecer. A NF deve ser emitida por cliente, para que possa existir alguma verificação se necessário.
Tipos de Nota Fiscal
Existem três tipos de notas fiscais:
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que deve ser usada por empresas prestadoras de serviço, como academias de ginástica ou oficinas.
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que normalmente é utilizada pelo varejo porque substitui o cupom fiscal eletrônico.
- NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica), utilizada por empresas que vendem produtos físicos. Isto serve tanto para lojas físicas como lojas online.
Sonegação de imposto
A Lei 4.729/1965 identifica a sonegação em uma de suas definições, como: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.
Ou seja, se a sua empresa emitir uma nota com um valor diferente da venda, isso será considerado um crime. Até mesmo se não emitir uma nota fiscal também poderá ser enquadrado como sonegação de imposto. Por isso, emita sempre a nota fiscal e, se possível, identifique seu cliente. Dessa forma a Receita Federal poderá confirmar as informações caso sua empresa seja investigada.
Caixa 2
O Caixa 2, como o próprio nome já indica, é um segundo caixa da empresa que não possui registro fiscal. Ou seja, não tem uma nota fiscal de recebimento emitida. O maior problema acontece porque esse dinheiro não é declarado e não possui recolhimento de imposto. É por causa disso que ele se torna um crime.
Não importa se o valor não declarado é alto ou não. Qualquer informação que não tenha sido devidamente registrada entra como Caixa 2. Este crime pode levar o responsável para a prisão por até oito anos. Por isso, é preciso se atentar nas decisões para a empresa.
O que diz a legislação sobre vender sem nota fiscal?
A venda sem emissão de Nota Fiscal oferece muitos riscos para a empresa e também para você empresário. O principal motivo para muitas empresas deixarem de emitir nota fiscal de venda é a busca por reduzir o pagamento de impostos. Essa prática não é recomendada, pois, coloca a empresa em risco. Primeiramente, esse tipo de transação se configura como atividade ilícita. Caso seja comprovada a sonegação de impostos, a empresa pode estar sujeita a penalidades como multas, apreensões e até prisão.
Além disso, a venda sem emissão de nota fiscal também é ruim para quem compra. Afinal, o consumidor fica sem garantias e sem possibilidade de trocar ou devolver o produto.
A seguir, nós falamos um pouco mais sobre os riscos de vender sem Nota Fiscal para que você entenda porque é tão importante evitar essa prática.
Quais os benefícios de fazer vendas com nota fiscal?
O primeiro motivo para realizar vendas com nota fiscal é evitar as consequências geradas pela não emissão do documento.
Além disso, quem emite devidamente as notas fiscais de venda pode contar com vários benefícios e facilidades.
Um desses benefícios é a manutenção de um histórico de transações que ajuda a melhorar o controle contábil da empresa. Com a ajuda do histórico de notas emitidas, é possível fazer a recuperação de transações, apurar taxas pagas, registrar o fluxo de entrada e saída de mercadorias, dentre outras atividades que melhoram significativamente sua organização contábil.
Esse controle é importante para que a empresa consiga trabalhar em cima de um planejamento estratégico eficiente, a fim de promover o crescimento do negócio. Afinal, é possível estabelecer projeções mais realistas, a partir de detalhes importantes sobre o faturamento.
Até algum tempo atrás, para criar esse histórico era necessário um alto investimento, além de demandar bastante tempo de trabalho. Porém, com as plataformas que realizam a emissão das notas fiscais eletrônicas, essa tarefa se tornou mais prática.
Além disso, a natureza dessa operação minimiza os riscos de falhas humanas. A ocorrência de erros no preenchimento de dados é baixíssima.
Vale lembrar que as notas fiscais são muito fáceis de serem emitidas e com a introdução dos programas que fazem isso digitalmente, o processo é rápido, prático e moderno.
Saiba como evitar tais riscos
Como você pôde perceber, a emissão de nota fiscal de venda é uma tarefa indispensável para todos os negócios e ajuda a evitar riscos sérios em relação à empresa e ao empresário.
A melhor maneira de evitar esses riscos é criando um sistema eficiente para emissão dessas notas. Para isso, você pode contar com soluções modernas disponíveis no mercado.
Fonte: Portal Contábeis / Portal da Contabilidade - CLM Premium Accounting
Nota Fiscal Eletrônica: 7 erros comuns e como evitá-los
Por muito tempo, as notas fiscais foram vistas como meros “pedacinhos de papel”, por vezes deixadas de lado sem qualquer importância. Mas muita coisa vem mudando com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Seja pela correria do dia a dia, por erro humano ou por problemas com o software emissor, alguns equívocos acabam ocorrendo na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica.
Quando a incorreção é detectada previamente, é possível corrigi-la. Mas caso a NF-e seja transmitida com erros, a empresa poderá ter uma série de problemas, como multas e outras autuações.
Duplicidade de evento, destinatário não cadastrado, preenchimento incorreto etc. resultam de desatenção, falta de conhecimento ou outros equívocos. E é isso que veremos no post de hoje: os 7 erros mais comuns que devem ser evitados para não cair nas garras do Fisco.
1. Certificado Digital Inexistente
Uma situação muito comum para empresas que emitem NF-e é o alerta de “Erro 90”, ou seja, a ausência de Certificado Digital, ou Certificado Digital não operacional.
Caso isso aconteça, talvez seja preciso reinstalar o certificado. Também é possível que ele esteja com a data de validade expirada. Nesse caso, é necessário entrar em contato com a AC para verificar a melhor solução.
Além disso, outros motivos também podem levar a falhas no Certificado Digital, como:
- conexão com a internet ruim;
- erro no web service;
- falta de comunicação com a SEFAZ.
Vale destacar que, para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, é obrigatório o uso do Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada no padrão ICP-Brasil.
2. Nota Fiscal Eletrônica Delegada
Uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser delegada pelos seguintes motivos:
- tanto o emissor quanto o destinatário da NF-e estão com problemas no cadastro junto à Secretaria da Fazenda;
- os dados cadastrais estão incorretos, como informações do cliente referentes a endereço, inscrição estadual ou e-mail.
No caso de dados incorretos no sistema, é preciso corrigi-los e fazer uma nova nota fiscal. No entanto, a nota fiscal que foi delegada precisa ser anulada no sistema para atualizar o estoque e o financeiro.
3. Pensar que DANFE é a Nota Fiscal
Confundir o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE) com a própria Nota Fiscal Eletrônica é um erro muito comum em empresas que lidam com um grande volume de operações comerciais.
O DANFE é uma versão simplificada da NF-e, que acompanha a mercadoria durante todo o trajeto até o seu destinatário e não tem validade jurídica.
O que importa de fato é o arquivo XML presente na NF-e, que contém todas as informações necessárias e que realmente efetivam a transação realizada.
Outro ponto que deve ser ressaltado é o fato de a Nota Fiscal Eletrônica ser um documento eletrônico assinado digitalmente, com extensão XML. Caso a empresa cometa erros que levem a inconsistências entre a NF-e e a DANFE, as multas podem chegar a 100% do valor da transação.
Importante!
Antes da emissão da Nota Fiscal Eletrônica, é importante revisar e prestar muita atenção em cada informação que será repassada, já que, uma vez transmitida à SEFAZ, o trabalho de retificação será redobrado.
A correção poderá ser realizada somente por meio de Carta de Correção Eletrônica (CC-e), e mesmo assim nem todos os campos poderão ser alterados, já que a legislação deixa expressa tal proibição.
4. Não manifestação ou recusa
Uma nota fiscal passa por vários eventos: preenchimento, escrituração, aceite, recusa, cancelamento da operação, entre tantos outros.
Na Nota Fiscal Eletrônica, todos os envolvidos nos processos podem consultar diretamente pela internet os fatos vinculados à transação comercial realizada.
No entanto, o que acontece é que muitos empreendedores não manifestam ou mesmo não sinalizam a recusa, prejudicando as operações fiscais da empresa e dos demais envolvidos.
Ao realizar a manifestação do destinatário, a empresa se certifica de que há uma nota fiscal envolvendo o seu CNPJ. O uso tanto da manifestação quanto da recusa oferece maior segurança jurídica nas transações realizadas, uma vez que a nota fiscal não poderá ser cancelada pelo cliente após sua confirmação pela Secretaria da Fazenda.
5. Rejeição
O “Erro 508” pode parecer simples, mas é bastante comum às empresas que emitem Notas Fiscais Eletrônicas. É a chamada Rejeição.
Esse erro acontece quando o CNPJ informado é nulo ou vale apenas para transações realizadas no exterior. Assim, é preciso utilizar um CNPJ válido para a correção do campo e criação da NF-e.
6. Esquecer de corrigir erros na NF-e
O famoso “deixa para depois” jamais deve ser utilizado no caso de erros cometidos na hora da emissão de notas fiscais. Esse é um dos equívocos que levam muitas empresas a serem autuadas e a levarem salgadas multas.
Na correria do dia a dia, é comum que erros de digitação ou outras inconsistências acabem ocorrendo. O que muitos empreendedores desconhecem é que existem prazos determinados para requisitar retificações da NF-e.
Por exemplo, no caso de erros de digitação ou nos cálculos fiscais, ou mesmo se o cliente desistir de realizar a compra, é possível cancelar a NF-e antes do envio da mercadoria, no prazo máximo de 24 horas, contados a partir da autorização — que, uma vez cancelada, não pode ser recuperada.
Já no caso da correção ocorrida na emissão, desde que não seja no valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou prestação), na data de emissão ou de saída da mercadoria ou ainda nos dados cadastrais (mudanças do remetente ou destinatário), a data é de até 30 dias.
7. Erros no preenchimento
Não preencher corretamente a NF-e é o que leva muitas empresas a cair nas garras do Fisco. É preciso ter muito cuidado com informações erradas, incompletas ou desatualizadas.
Cada erro de preenchimento pode representar multas e outras autuações. Vale lembrar que, no caso de inconsistências de informações e outros erros, pode ocorrer a retenção dos produtos durante seu transporte, ou até mesmo sua apreensão em postos fiscais. A liberação ocorre apenas após a regularização.
Importante!
Na falta de alguma informação em qualquer dos campos obrigatórios, a autorização da NF-e nem chegará a ser efetuada.
Além disso, com o uso do Certificado Digital, a nota fiscal não poderá ser alterada após ser autorizada pela SEFAZ. Por isso, todo cuidado é pouco!
Conteúdo via Valid Certificadora