Consequências da Omissão de Registro Contábil da Movimentação Financeira de Empresas

A contabilidade para as pessoas jurídicas é obrigatória por Lei no Brasil. Essa obrigatoriedade está contida no Código Civil (Lei 10.406/2002), na Lei das S/A (Lei 6.404/1976) e no regulamento do Imposto de Renda.

Independentemente do regime tributário, uma empresa deve manter o registro contábil de toda a sua operação, isto é, deve escriturar toda a movimentação patrimonial e financeira, inclusive a bancária.

As empresas optantes pelo Lucro Real dependem da escrituração contábil para a apuração de impostos. Já as empresas optantes pelo Simples Nacional e Lucro Presumido também necessitam ter escrituração contábil, conforme consta no art. 14 da Lei Complementar nº 123/2006 (Simples Nacional) e art. 225 da Instrução Normativa 1.700/17 (Lucro Presumido).

Com a implantação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), todos os registros contábeis e fiscais das empresas optantes pelo Lucro Real e Lucro Presumido passaram a serem feitos eletronicamente. Essas empresas passaram a ter que entregar anualmente a ECD (Escrituração Contábil Digital) – que compreende a transmissão dos livros contábeis, balancetes e balanços - e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) - que compreende todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor do IRPJ E CSLL-, entre outras obrigações acessórias.

Já as empresas optantes pelo Simples Nacional declaram mensalmente suas receitas no PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) e anualmente entregam a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), que detém as informações resumidas sobre o que a empresa gerou e movimentou no ano calendário.

A Receita Federal utiliza essas obrigações acessórias eletrônicas para fazer cruzamento de informações e fiscalizar os contribuintes, detectando por meio de inteligência artificial desvio de verbas, sonegação de impostos e fraudes.

São confrontados os registros contábeis e fiscais das declarações citadas acima com a e-financeira e a DECRED, cujos envios são efetivados por instituições financeiras, com dados das movimentações em conta corrente e cartão de crédito de seus clientes, sejam pessoas físicas ou jurídicas. A Receita confronta também valores das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas, informações constantes na EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições, DCTF, GIA, DIRF, DIMOB, DOI, entre outras obrigações.

Quando é detectado que há movimentação financeira em uma empresa (operações em conta corrente, aplicações, empréstimos, estoques, pagamentos, etc) e não há o correto registro dessas operações na contabilidade, ela poderá ser notificada pela Receita Federal por Omissão de Receita (RIR/1999, Art. 849), seguida de Arbitramento do Lucro (Arts. 529 e 530, do RIR/1999) e pode também ser excluída do Simples Nacional (Lei Complementar n.º 123, de 14 de Dezembro de 2006, Art. 29).

Por isso, a movimentação financeira registrada contabilmente tem que ser compatível com o faturamento, recebimentos, aquisições e pagamentos diversos, isto é, a realidade das operações da empresa deve ser fiel aos registros fiscais, financeiros, contábil e previdenciário, e, principalmente ser transparente para que não haja risco de ocorrer crime contra a ordem tributária.

Alguns exemplos de operações financeiras que podem ser alvo de notificação por omissão de receitas e arbitramento do lucro:

1) Não emitir nota fiscal - Quando há falta de emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, no momento da efetivação da venda ou prestação de serviços, operações de alienação de bens móveis, locação de bens móveis e imóveis ou quaisquer outras transações, bem como a sua emissão com valor inferior ao da operação.

2) Saldo credor de caixa - Quando há registros de pagamentos efetivos pela empresa e não há disponibilidade suficiente para o registro destas operações, ficando o saldo da conta caixa negativo.

3) Depósitos bancários e créditos em conta corrente - Quando há valores depositados ou creditados em conta corrente, e a empresa não conseguir apresentar documentação hábil e idônea para comprovar a origem desses recursos.

4) Aportes e empréstimos de terceiros - Quando há insuficiência de caixa na empresa e são efetuados empréstimos de sócios ou de terceiros que não sejam as instituições financeiras, deve haver: a) comprovação documental (contrato), b) comprovante de transferências efetuadas com concordância de datas e valores, c) Disponibilidade de recursos comprovada em DIRPF para concessão de empréstimo, no caso de ser uma PF.

5) Falta de escrituração de pagamentos – Quando ocorrem diversos pagamentos pela empresa e não há escrituração contábil deles ou quando há manutenção no passivo de obrigações já pagas ou cuja exigibilidade não seja comprovada.

Uma vez provada a omissão de receita, por indícios na escrituração do contribuinte ou qualquer outro elemento de prova, a autoridade tributária poderá arbitrá-la com base no valor dos recursos de caixa fornecidos à empresa.

Cada vez mais, a Receita Federal vem usando tecnologia avançada para fazer cruzamentos de dados, com algoritmos e robôs,  para identificar e notificar empresas por divergências entre a movimentação financeira informada pelos bancos e os valores contábeis informados nas obrigações anuais entregues.

Portanto, é muito importante que os empresários informem e façam a correta escrituração fiscal e contábil de toda a movimentação financeira de suas empresas, para que evitem cair na malha fiscal e não sofram as penalidades previstas na legislação, como o arbitramento do lucro, pagamento de multas e intimações por crime contra ordem tributária.

Por Claudia Cleto / Clássico Alphaville


DEFIS: Prazo de entrega se encerra este mês

A Microempresa – ME ou Empresa de Pequeno Porte – EPP, optante pelo Simples Nacional, deve apresentar, anualmente, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

A DEFIS será entregue à RFB por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Portanto, para 2020, o prazo de entrega, sem multa, encerra-se dia 31.03.2020.

Toda pessoa jurídica deve prezar por sua organização contábil, a fim de evitar qualquer tipo de transtorno com os órgãos fiscalizadores. Por isso, este post lhe dá uma visão geral sobre a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).

Nesta leitura, você conhecerá os prazos e regras para fazer essa obrigação acessória. Falaremos também sobre as situações especiais e as informações que devem estar contidas nesse documento.

O que é DEFIS?

DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Os proprietários de micro ou pequenas empresas abertas já há algum tempo, com certeza, conheceram a DEFIS com o nome de DASN.

A Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) era o documento exigido das empresas enquadradas nesse regime tributário.

O nome mudou por causa da publicação da Resolução CGSN 94/2011, pelo Conselho Gestor do Simples Nacional. No artigo 66 do documento está contida toda a regulamentação sobre a DEFIS.

Portanto, caso seu negócio seja ou pretenda ser optante do Simples Nacional, está mais do que na hora de você entender tudo sobre a DEFIS, pois ele é uma prática obrigatória no processo de contabilidade da sua empresa.

Ainda que seu CNPJ tenha ficado inativo no exercício anterior, de acordo com a legislação, você ainda precisa apresentar essa declaração. Fique atento apenas para informar a inatividade ao realizar o preenchimento do documento.

A entrega da DEFIS para a Receita Federal deve ser feita por meio de um software específico. Trata-se do módulo do aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D).

Lembrando que é também por meio do PGDAS-D que o contribuinte faz os cálculos dos tributos da sua pessoa jurídica referente ao Simples Nacional, gerando a guia de pagamento.

Qual o prazo de entrega da DEFIS?

O empreendedor deve providenciar a entrega da DEFIS todos os anos, sendo que o prazo limite é até o último dia útil do mês de março.

As informações contidas na DEFIS, ainda que transmitidas à Receita Federal, também são relevantes para os órgãos responsáveis por fiscalizarem o pagamento dos tributos estaduais e municipais. Por isso, os dados também devem ser compartilhados com essas instituições.

Qualquer tipo de irregularidade ou inexatidão em qualquer esfera é capaz de ser pode vir a ser identificada a partir da DEFIS.

Para que serve essa obrigação acessória?

Os órgãos tributários realizam a fiscalização das pessoas jurídicas por meio da DEFIS. Esse instrumento tem como função comunicar à Receita Federal as informações financeiras e fiscais da empresa durante o período que está sendo declarado, em referência ao ano-exercício anterior.

Assim sendo, as empresas que são optantes do Simples Nacional devem utilizar a DEFIS para comunicar e comprovar o recolhimento de impostos efetuado por ela.

Entre as informações que têm de ser passadas por meio dessa obrigação acessória, estão:

  • ganhos de capital alcançados;
  • número de colaboradores do início do período;
  • número de colaboradores do término do período;
  • valor do lucro contábil do período, caso se aplique;
  • dados dos documentos pessoais de todos os sócios, em conjunto com seus rendimentos;
  • saldo do caixa, ou da conta bancária, no início do período;
  • saldo do caixa, ou da conta bancária, no término do período;
  • soma dos gastos no período;
  • mudança de endereço físico da empresa, caso tenha ocorrido;

Como você pode perceber, os dados a serem comunicados na DEFIS são relativamente simples. Logo, qualquer empresa que tenha o mínimo de organização e conte com um profissional ou consultoria contábil como prestadora de serviços não terá dificuldades de entregar essa declaração corretamente.

Quem deve fazer a DEFIS?

Para você compreender facilmente se sua pessoa jurídica deve fazer a DEFIS, vamos dividir em duas categorias nossa explicação. Abordaremos o assunto para as empresas tanto em situação normal como em situações especiais.

Empresas em situação normal

Qualquer empresa que esteja enquadrada no regime tributário do Simples Nacional, e que esteja ativa operacionalmente, realizando o recolhimento dos seus impostos, tem por obrigação entregar a DEFIS todos os anos, até o último dia útil de março.

Para ser optante do Simples Nacional, uma microempresa deve ter o teto do seu faturamento em R$ 900 mil, enquanto uma pequena empresa precisa faturar, no máximo, R$4,8 milhões ao ano.

Já se você fatura até R$81 mil ao ano, pode ser um microempreendedor individual. Quem é MEI fica dispensado de apresentar a DEFIS, o que representa mais uma vantagem por simplificar a vida dessa configuração de pessoa jurídica.

Empresas em situação especial

Ao contrário das empresas em situação normal, toda pessoa jurídica que não está operando ativamente faz parte das empresas em situação especial, seja qual for a razão da inatividade.

Pode ser por causa do encerramento das atividades, pelo fechamento de uma filial ou mesmo por terem sofrido exclusão do regime do Simples Nacional.

As situações especiais classificadas para a entrega da DEFIS são:

  • Empresas extintas: voluntariamente ou por falência;
  • Empresas separadas: parcialmente ou integralmente;
  • Empresa fusionadas: que se associaram a outra empresa;
  • Empresas incorporadas: adquiridas por outra pessoa jurídica.

Para todos esses casos, a Resolução CGSN 94/2011 prevê prazos diferentes de entrega dessa obrigação acessória. Caso alguma dessas situações especiais tenha ocorrido até abril de determinado ano, você precisa apresentar a DEFIS no final do primeiro semestre. Depois disso, essa declaração será entregue no mês seguinte do registro do evento.

Quais são as regras da DEFIS?

O canal de entrega da DEFIS deve sempre ser online. Clique aqui para acessar o link.

Caso qualquer pendência seja identificada pelo sistema, como a falta de dados relativos às apurações exigidas do período, você não conseguirá concluir a entrega da DEFIS.

Pessoas jurídicas que tenham a declaração do ano anterior ainda pendente, também não serão capazes de seguir em frente com a DEFIS atual.

Nenhum tipo de multa é aplicada no caso de atraso da entrega dessa obrigação acessória. Porém, as apurações feitas após a expiração do prazo de entrega através do PGDAS-D ficam temporariamente suspensas até que a DEFIS pendente seja transmitida.

Se houver a necessidade de retificar dados informados na DEFIS, a lei permite que isso seja feito a qualquer momento. Os ajustes são realizados por meio do mesmo aplicativo usado para transmissão da declaração.

Conteúdo via Jornal Contábil