Nota Fiscal Eletrônica: 7 erros comuns e como evitá-los
Por muito tempo, as notas fiscais foram vistas como meros “pedacinhos de papel”, por vezes deixadas de lado sem qualquer importância. Mas muita coisa vem mudando com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Seja pela correria do dia a dia, por erro humano ou por problemas com o software emissor, alguns equívocos acabam ocorrendo na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica.
Quando a incorreção é detectada previamente, é possível corrigi-la. Mas caso a NF-e seja transmitida com erros, a empresa poderá ter uma série de problemas, como multas e outras autuações.
Duplicidade de evento, destinatário não cadastrado, preenchimento incorreto etc. resultam de desatenção, falta de conhecimento ou outros equívocos. E é isso que veremos no post de hoje: os 7 erros mais comuns que devem ser evitados para não cair nas garras do Fisco.
1. Certificado Digital Inexistente
Uma situação muito comum para empresas que emitem NF-e é o alerta de “Erro 90”, ou seja, a ausência de Certificado Digital, ou Certificado Digital não operacional.
Caso isso aconteça, talvez seja preciso reinstalar o certificado. Também é possível que ele esteja com a data de validade expirada. Nesse caso, é necessário entrar em contato com a AC para verificar a melhor solução.
Além disso, outros motivos também podem levar a falhas no Certificado Digital, como:
- conexão com a internet ruim;
- erro no web service;
- falta de comunicação com a SEFAZ.
Vale destacar que, para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, é obrigatório o uso do Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada no padrão ICP-Brasil.
2. Nota Fiscal Eletrônica Delegada
Uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser delegada pelos seguintes motivos:
- tanto o emissor quanto o destinatário da NF-e estão com problemas no cadastro junto à Secretaria da Fazenda;
- os dados cadastrais estão incorretos, como informações do cliente referentes a endereço, inscrição estadual ou e-mail.
No caso de dados incorretos no sistema, é preciso corrigi-los e fazer uma nova nota fiscal. No entanto, a nota fiscal que foi delegada precisa ser anulada no sistema para atualizar o estoque e o financeiro.
3. Pensar que DANFE é a Nota Fiscal
Confundir o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE) com a própria Nota Fiscal Eletrônica é um erro muito comum em empresas que lidam com um grande volume de operações comerciais.
O DANFE é uma versão simplificada da NF-e, que acompanha a mercadoria durante todo o trajeto até o seu destinatário e não tem validade jurídica.
O que importa de fato é o arquivo XML presente na NF-e, que contém todas as informações necessárias e que realmente efetivam a transação realizada.
Outro ponto que deve ser ressaltado é o fato de a Nota Fiscal Eletrônica ser um documento eletrônico assinado digitalmente, com extensão XML. Caso a empresa cometa erros que levem a inconsistências entre a NF-e e a DANFE, as multas podem chegar a 100% do valor da transação.
Importante!
Antes da emissão da Nota Fiscal Eletrônica, é importante revisar e prestar muita atenção em cada informação que será repassada, já que, uma vez transmitida à SEFAZ, o trabalho de retificação será redobrado.
A correção poderá ser realizada somente por meio de Carta de Correção Eletrônica (CC-e), e mesmo assim nem todos os campos poderão ser alterados, já que a legislação deixa expressa tal proibição.
4. Não manifestação ou recusa
Uma nota fiscal passa por vários eventos: preenchimento, escrituração, aceite, recusa, cancelamento da operação, entre tantos outros.
Na Nota Fiscal Eletrônica, todos os envolvidos nos processos podem consultar diretamente pela internet os fatos vinculados à transação comercial realizada.
No entanto, o que acontece é que muitos empreendedores não manifestam ou mesmo não sinalizam a recusa, prejudicando as operações fiscais da empresa e dos demais envolvidos.
Ao realizar a manifestação do destinatário, a empresa se certifica de que há uma nota fiscal envolvendo o seu CNPJ. O uso tanto da manifestação quanto da recusa oferece maior segurança jurídica nas transações realizadas, uma vez que a nota fiscal não poderá ser cancelada pelo cliente após sua confirmação pela Secretaria da Fazenda.
5. Rejeição
O “Erro 508” pode parecer simples, mas é bastante comum às empresas que emitem Notas Fiscais Eletrônicas. É a chamada Rejeição.
Esse erro acontece quando o CNPJ informado é nulo ou vale apenas para transações realizadas no exterior. Assim, é preciso utilizar um CNPJ válido para a correção do campo e criação da NF-e.
6. Esquecer de corrigir erros na NF-e
O famoso “deixa para depois” jamais deve ser utilizado no caso de erros cometidos na hora da emissão de notas fiscais. Esse é um dos equívocos que levam muitas empresas a serem autuadas e a levarem salgadas multas.
Na correria do dia a dia, é comum que erros de digitação ou outras inconsistências acabem ocorrendo. O que muitos empreendedores desconhecem é que existem prazos determinados para requisitar retificações da NF-e.
Por exemplo, no caso de erros de digitação ou nos cálculos fiscais, ou mesmo se o cliente desistir de realizar a compra, é possível cancelar a NF-e antes do envio da mercadoria, no prazo máximo de 24 horas, contados a partir da autorização — que, uma vez cancelada, não pode ser recuperada.
Já no caso da correção ocorrida na emissão, desde que não seja no valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou prestação), na data de emissão ou de saída da mercadoria ou ainda nos dados cadastrais (mudanças do remetente ou destinatário), a data é de até 30 dias.
7. Erros no preenchimento
Não preencher corretamente a NF-e é o que leva muitas empresas a cair nas garras do Fisco. É preciso ter muito cuidado com informações erradas, incompletas ou desatualizadas.
Cada erro de preenchimento pode representar multas e outras autuações. Vale lembrar que, no caso de inconsistências de informações e outros erros, pode ocorrer a retenção dos produtos durante seu transporte, ou até mesmo sua apreensão em postos fiscais. A liberação ocorre apenas após a regularização.
Importante!
Na falta de alguma informação em qualquer dos campos obrigatórios, a autorização da NF-e nem chegará a ser efetuada.
Além disso, com o uso do Certificado Digital, a nota fiscal não poderá ser alterada após ser autorizada pela SEFAZ. Por isso, todo cuidado é pouco!
Conteúdo via Valid Certificadora
Quais motivos levam as empresas a serem excluídas do Simples Nacional?
Quais motivos levam as empresas a serem excluídas do Simples Nacional?
Descubra por que uma empresa pode ser desenquadrada do regime simplificado de tributação e o que deve fazer para voltar
Todo início do ano é comum que os empresários brasileiros fiquem assustados com diversas mudanças na tributação. Muitas vezes fica difícil acompanhar o conjunto de alterações que ocorrem na lei. Isso acaba impactando no regime tributário das empresas para o ano seguinte. Em alguns casos, chega até mesmo a provocar a exclusão do Simples Nacional, por exemplo. O que pode desencadear uma série de complicações na vida fiscal e contábil do negócio.
Isso acontece por motivos distintos, mas o fato é que todos os anos a Receita Federal exclui milhares de empresas do Simples Nacional. E isso não é pouca coisa. Muitas empresas optam por este regime tributário por entenderem ser a melhor opção em termos de redução de carga tributária. Também visando a diminuição da burocracia, uma vez que o Simples unifica o pagamento de diversos impostos em uma única guia mensal. Essa guia é chamada de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Assim, essa mudança no regime tributário acaba trazendo uma série de problemas.
A exclusão do simples nacional ocorre por uma série de fatores, podendo ser desde erros de cadastro, falta de documentos, excesso de faturamento, dívidas tributárias, parcelamentos em aberto, atuação em atividades não permitidas no regime, entre outras questões. Tudo isso sempre acaba trazendo muitos problemas para a empresa. Portanto, é necessário ficar de olho nestas questões para evitar surpresas e contratempos para o ano seguinte.
Como funciona a exclusão do Simples Nacional?
A Receita Federal sempre faz uma varredura em todas as empresas para conferir se elas estão em conformidade com as condições de enquadramento no Simples Nacional. Quando é identificada alguma irregularidade, envia cartas com o aviso de exclusão. Esses comunicados informam sobre as divergências que a empresa possui e que a impedem de permanecer no regime.
Quando a empresa é informada sobre a exclusão, o fisco ainda oferece um prazo para regularização da pendência, antes do desenquadramento. Se a empresa não solucionar a situação dentro do período estipulado, aí realmente será concretizada a exclusão do Simples Nacional para o próximo ano.
Outro ponto importante para o qual os empresários devem se atentar é que se houver a exclusão do Simples Nacional e se a empresa deseja voltar para o regime, ela tem um prazo para fazer a opção, que é sempre até o dia 31 de janeiro. Expirando esse prazo e ela não se manifestando, não será mais optando do Simples. Portanto, a indicação é que se faça rapidamente a análise da situação e o pedido de adesão.
Quais são os motivos para a empresa ser excluída do Simples?
Muita gente pode estar se perguntando: mas o que pode provocar a temida cartinha da Receita Federal e a exclusão do Simples Nacional? Bom, algumas situações são consideradas impeditivas para uma empresa ser enquadrada no Simples ou mesmo seguir dentro deste regime tributários. Vamos conhecer algumas delas:
Um dos fatores impeditivos é ultrapassar o limite de faturamento. Para permanecer no Simples Nacional, a empresa pode faturar até R$ 4,8 milhões anuais (quatro milhões e oitocentos mil reais). O valor cheio vale para empresas constituídas em anos anteriores ou R$ 400 mil mensais para aquelas que começaram no próprio ano.
Atividades impeditivas
Não são todas as atividades que estão permitidas no Simples Nacional. Mas a cada ano, o governo abre mais o leque e vai permitindo a entrada de novos CNAEs. Por exemplo, com após o último pacote de mudanças, ingressaram na lista de atividades permitidas pequenas empresas do ramo de indústria de bebidas alcoólicas, sociedades cooperativas, sociedades integradas por pessoas em situação de vulnerabilidade pessoal ou social, organizações da sociedade civil (Oscips) e organizações religiosas de cunho social. Mas ainda há uma série de atividades impeditivas para o enquadramento no Simples.
Sócio PJ
Uma empresa enquadrada no Simples Nacional não pode ter uma pessoa jurídica como sócia. Se for uma nova empresa, não poderá fazer essa opção. E se o quadro societário mudar com uma empresa enquadrada no Simples, será feita a exclusão do Simples Nacional. A empresa tributada no Simples também não poderá participar da sociedade de outra pessoa jurídica. É esperado que os próprios administradores da empresa informem a Receita sobre a situação. Os efeitos da exclusão devem ser considerados a partir do mês seguinte ao da ocorrência da situação impeditiva.
Empresa com dívidas
Para ser enquadrada no Simples, a empresa não pode estar em débito com o INSS nem com a Receita Federal. Se houver alguma dívida, a empresa que já está no Simples Nacional pode ser excluída também. O mais indicado é procurar o parcelamento dos débitos para pode fazer a solicitação de enquadramento no regime.
O que acontece se a empresa for excluída do Simples?
A grande maioria das empresas que saem do simples nacional acabam optando pelo lucro presumido. Muitas vezes isso acontece por adoção natural e sem nenhum critério para avaliar se esse seria mesmo o melhor regime tributário.
Uma das principais diferenças é em relação à folha de pagamento e à contribuição previdenciária patronal de 20%. Isso, por si só, já aumenta e muito o custo de uma empresa que era optante pelo simples nacional e possui uma quantidade considerável de funcionários.
Outro ponto que devemos observar é que a burocracia aumenta consideravelmente. As obrigações acessórias que antes não eram devidas e também em função das várias guias de impostos a pagar ao invés da guia única do Simples Nacional.
Como voltar para o Simples Nacional?
Umas das primeiras opções é fazer uma defesa da exclusão do simples nacional. Podemos fazer isso com o termo de impugnação defendendo a não exclusão desde que existam motivos palpáveis para que a ação seja aceita. Cabe lembrar que o julgamento costuma ser bem demorado. Assim, você pode esperar não ser respondido por algumas semanas ou até mesmo meses.
Após protocolar o termo você consegue se manter no Simples normalmente, cabendo apenas informar os dados do processo administrativo na tela do Simples Nacional quando for realizar a apuração dos impostos. Agora, muita atenção porque se a sua solicitação não for deferida a sua empresa vai pagar os impostos retroativos devidos com as respectivas multas.
Conteúdo via Jornal Contábil / Conube
Horas extras ou Banco de horas: Qual é a melhor opção?
Você sabe qual é a diferença entre banco de horas ou horas extras? Ambos são acordos importantes que ocorrem entre empregados e empregadores para ajudar no controle do fluxo de trabalho.
Para saber qual é a melhor solução à administração das horas trabalhadas na sua empresa, é importante entender como funciona cada uma dessas opções, quais são as leis que as regulamentam e a qual a finalidade cada uma.
O que é o banco de horas?
O banco de horas consiste na compensação do tempo trabalhado além da jornada habitual por meio de folgas ou, caso contrário, em horas extras. Trata-se de um modelo bastante flexível, que permite que a jornada de trabalho seja ajustada de acordo com as demandas da empresa e seus colaboradores.
Muitas companhias, especialmente as que trabalham dentro de um sistema just in time, vêm optando pelo banco de horas. Desse modo, podem dispensar seus colaboradores caso a produção esteja em baixa e não precisam pagar horas extras quando há um alto volume de pedidos.
Após a Reforma Trabalhista, o banco de horas pode ser estabelecido entre os empregadores e suas equipes, sem a necessidade de intermediação dos sindicatos. Para estar em conformidade com a lei, basta que essa decisão conste nos contratos individuais de trabalho.
A hora extra corresponde ao período que ultrapassa o limite de horas diárias estabelecidas no contrato de trabalho. Ao contrário do banco de horas, qualquer tempo a mais trabalhado deve ser devidamente remunerado pela empresa — e não pode ser compensado de nenhuma outra forma.
Empresas do ramo comercial podem preferir esse sistema, já que contam com um padrão de funcionamento diário e não podem fechar as portas em tempos de baixa nas vendas. Sendo assim, quando precisam trabalhar além do horário ou em datas especiais, optam por pagar horas extras a seus colaboradores.
O que diz a legislação sobre as duas modalidades?
No caso do banco de horas, uma das principais exigências legais é que a dívida referente às horas devidas pelo colaborador seja quitada no máximo em 12 meses, prescrevendo após esse período. Sua regulamentação ocorre por meio da Lei 9.601/1998.
Quando escolher banco de horas ou horas extras?
Um bom critério para escolher entre banco de horas ou horas extras é descobrir qual dessas opções se mostra mais motivadora para seus colaboradores, já que a satisfação deles interfere na produtividade da empresa. Determinar a forma ideal de controle da jornada também é muito importante na gestão de negócios, por evitar que a empresa gaste com mão de obra desnecessária ou sobrecarregue suas equipes de trabalho.
Seja banco de horas ou horas extras, cada um desses acordos tem suas vantagens e pode ser relevante para uma organização, de acordo com o setor ou mesmo sua cultura. Em ambos os casos, o importante é que as informações referentes às horas trabalhadas sejam recolhidas, guardadas e administradas de forma eficiente, para evitar passivos trabalhistas.
Conteúdo via Jornal Contábil