Tenha o controle: descubra como organizar contas a pagar e receber
A gestão financeira é uma tarefa essencial para a sobrevivência de uma empresa. Finanças desorganizadas e mal geridas podem causar problemas graves ao negócio e até levá-lo à falência, independentemente de seu tamanho e da consolidação que ele tem no mercado.
Assim, manter o total controle sobre o dinheiro que entra e sai é lição primária e fundamental para quem quer manter a saúde financeira de seu empreendimento em dia. Acompanhar de perto o processo que envolve as contas a pagar e receber requer atenção, planejamento e organização, mas muitos empresários ainda têm dificuldades de fazer esse gerenciamento de forma eficaz.
Descuidar dessa tarefa, porém, pode custar a existência de seu negócio. Neste artigo vamos mostrar como é importante manter o caixa bem atualizado e organizado e de que forma isso pode ser feito de forma rápida e segura, garantindo tranquilidade para sua empresa. Confira:
O que são contas a pagar e receber?
Contas a pagar são todas as obrigações financeiras de uma empresa. São os compromissos assumidos com clientes e fornecedores, como mercadorias, insumos para produção, empréstimos, salários, impostos, e gastos de primeira necessidade, como aluguel, luz, água e telefone, entre outros.
Já as contas a receber são aqueles valores que a empresa tem o direito de arrecadar e fugir da inadimplência dos que lhe devem.
Na maior parte das vezes, as empresas até têm dinheiro em caixa para quitar seus compromissos, mas falta organização. E isso pode significar um grande perigo.
Como organizá-las?
Uma boa gestão financeira consegue, a partir do controle das contas a pagar e a receber, identificar falhas e gastos desnecessários, buscar alternativas de lucro e equilibrar as despesas.
E para manter esse controle, o empreendedor deve encontrar a melhor forma de organizar os dados de acordo com o perfil de sua empresa, permitindo a ele verificar com facilidade todos os seus compromissos, seja por fornecedor, tipo de pagamento, datas, duplicatas em atraso, entre outros.
A palavra de ordem, nesse caso, é organização. Para ajudar, selecionamos a seguir 5 dicas que vão auxiliá-lo a controlar as contas a pagar e a receber sem comprometer o caixa e a saúde financeira da sua empresa.
1. Registre todas as contas da empresa
Não há segredo. A primeira regra para manter o controle as contas é ter todas elas registradas. Quanto mais detalhado esse controle for, com informações do tipo, vencimento e valores, mais fácil e rápido será o acompanhamento.
Separe as despesas fixas (aluguel, água, telefone, etc.) e as variáveis (compra de equipamentos, insumos, etc.), pois isso lhe dará uma visão do todo e indicará quanto dinheiro há disponível na empresa para compras necessárias.
Dispense mais atenção aos pagamentos que estão divididos em parcelas e que podem ocasionar esquecimento ou atrasos, o que resultará em cobrança de juros e multas.
Além disso, tão importante quanto as contas a pagar são os valores que a empresa deve receber.
É de responsabilidade da organização acompanhar a entrada desse dinheiro e evitar a inadimplência dos clientes, e cobranças desnecessárias. Lembre-se de nunca contar como total uma compra que é parcelada.
2. Conte apenas com o dinheiro que já está em caixa
Aprenda uma lição importante: jamais conte com um dinheiro que ainda não entrou. Se o cliente parcelou a compra do seu produto, você não deve registrar o valor integral a ser recebido, justamente porque ele não virá de uma vez só.
3. Faça um planejamento
Um controle bem feito de todas as contas a pagar e a receber ajudará você a entender a real situação financeira da empresa e do fluxo de caixa. Isso evita problemas internos, como despesas desnecessárias com atrasos em pagamentos ou o comprometimento com mais dívidas do que a empresa pode pagar.
Um caixa organizado permite manter as finanças equilibradas e um planejamento mais eficaz para os rumos da empresa.
4. Não misture gastos pessoais com os da empresa
Confundir o que é despesa pessoal com despesa da empresa, algo comum de acontecer em pequenas e médias organizações, pode comprometer seriamente a saúde financeira do negócio. Jamais faça isso.
Você acabará perdendo todo o controle e os problemas se tornarão uma bola de neve. A empresa deve primeiro começar a lucrar para, só depois, o possa obter seus próprios rendimentos em forma de pró-labore.
5. Invista em um moderno software de gestão
Todo esse controle das contas a pagar e a receber pode ser feito tanto de forma manual, em planilhas de Excel, quanto em um software profissional de gestão.
Como vimos, manter organizada e em dia a relação de contas a pagar e receber da sua empresa não é uma tarefa tão complicada e pode ser feita de maneira rápida e dinâmica. Isso não só garante a boa saúde financeira do negócio, como também permite um planejamento mais rentável e seguro para fazer com que a empresa decole e comece a render bons frutos.
Via eGestor / Jornal Contábil
Pessoas, Processos e Tecnologia: a Base para uma Gestão Eficiente
Pessoas, processos e tecnologia: base para uma gestão eficiente
Um projeto de implantação de um sistema de gestão estará sempre fortemente alicerçado no equilíbrio destes três elementos.
A definição das pessoas, a disposição para entendimento dos processos e a escolha correta da solução tecnológica são algumas das etapas que deverão ser percorridas com bastante critério e responsabilidade.
A aquisição de uma tecnologia por si só não resolve todos os seus problemas, por exemplo. Um sistema de gestão é uma tecnologia que deve ser configurada e a empresa por sua vez deve ser preparada para recebê-lo. Isso envolve metodologia e um bom sistema com certeza, mas não será eficaz se a empresa ao implantar o sistema não souber o que faz e não tiver pessoas alinhadas estrategicamente com a organização. Implantar um ERP significa sistematizar as atividades da empresa de maneira a definir padrões sejam eles flexíveis ou não. Definir errado resulta ou em prejuízo no processo ou no desuso da tecnologia.
Houve o tempo em que não existiam ERPs e mesmo assim as pessoas gerenciavam este equilíbrio, pois vários pequenos sistemas, que normalmente eram uma combinação de ferramentas, técnicas de trabalho, processos e pessoas precisavam ser sistematizados de maneira a garantir uma sequência de trabalho com eficiência e eficácia.
As pessoas devem ter um significativo grau de conhecimento e/ou autonomia sobre os processos da empresa, remuneração adequada, motivação, comprometimento e disponibilidade de tempo.
O correto mapeamento dos processos significa que o time de projeto entendeu exatamente o que a empresa faz, quem é responsável pelo que, quais as entradas e saídas dentro da cadeia produtiva e os fatores críticos de sucesso da operação da empresa. Caso a empresa ainda não tenha feito este mapeamento, o projeto de implantação é o momento ideal para fazê-lo. De maneira geral, posso dizer que para um projeto básico de mapeamento de processos teremos as seguintes etapas: definição ou entendimento dos objetivos estratégicos, definição ou entendimento das competências organizacionais e pessoais, definição dos macro-processos e o detalhamento destes macro processos criando o relacionamento entre os diversos processos que os compõe. Veja que os processos definidos devem representar a operação da empresa e ao mesmo tempo estarem alinhados à visão estratégica da empresa. Isso quer dizer que pode-se aproveitar o momento para mudar as coisas. Seja porque o conjunto de melhores práticas do ERP mostrou caminhos melhores ou porque o estudo dos processos demonstrou que existem maneiras diferentes de produzir os resultados que a empresa e os clientes esperam.
A escolha da tecnologia significa escolher um sistema de gestão que tenha alto grau de aderência aos processos da empresa, utilize um ambiente de desenvolvimento moderno e flexível, apresente facilidade de operação, possua um suporte adequado, seja oferecido por empresas com saúde financeira, que possuam mão de obra qualificada e que invistam na melhoria contínua das pessoas e do seu produto. O importante é que a solução tecnológica tenha abrangência e, se for o caso, facilidade na integração com outras tecnologias. Fuja dos sistemas com baixa aderência, pois desenvolver muitas funcionalidades para sua empresa significa que você irá pagar para criá-las e depois para mantê-las. É fundamental que a ferramenta proporcione a integração entre sua empresa, seus parceiros e clientes, ou seja, possua portais acessíveis via internet ou outras formas de interação.
Concluo destacando a importância do entendimento deste tripé (pessoas x processos x tecnologia). Sempre que tiramos um dos apoios de um tripé o que acontece ? Pois é… o que está em cima não se sustenta.
Fonte: https://erponline.info/ - InfoBHZ