Despesas pessoais X despesas da empresa: Uma separação necessária
Manter uma organização financeira adequada pode parecer uma tarefa difícil para o pequeno ou microempresário, que tem que conciliar as suas despesas pessoais com as da empresa. Muitas vezes, essas despesas acabam se misturando, o que pode levar a prejuízos e até mesmo a falência de sua empresa.
Com uma gestão equilibrada e separada das finanças pessoais do seu negócio você saberá com mais facilidade qual é o lucro real de sua empresa, os resultados de seus investimentos e terá mais praticidade em fazer projeções para o futuro. Por outro lado, com a separação das despesas pessoais, você poderá controlar melhor os seus gastos e adequá-los a sua situação atual. Muitos empresários chegam à falência por gastarem com despesas próprias muito mais do que poderiam retirar mensalmente da companhia, ação que não garante a ela uma economia sustentável.
Abaixo, reunimos as melhores dicas e informações para te ajudar a controlar adequadamente suas finanças pessoais e empresariais.
Faça um diagnóstico financeiro
O primeiro passo na hora de realizar sua organização financeira é saber qual o lucro real do seu negócio por mês e quanto você gasta com despesas pessoais. Uma maneira eficaz de fazer isso é construir duas tabelas, individualizando em uma os gastos da empresa e na outra os seus gastos pessoais. Lembre-se que nessa conta devem entrar todas as despesas, desde a escola dos filhos aos honorários do contador de sua empresa.
Defina adequadamente suas retiradas
O lucro da empresa não pode ser confundido com o seu lucro enquanto empresário. Ele tem várias finalidades, como realizar investimentos, reservar capital de giro e entre estes efetuar o pagamento de todos os funcionários.
O seu salário, também chamado de pró-labore, deve ser justo e adequado a realidade de seu negócio. Conhecendo a situação financeira de sua empresa você deve fixar seu salário em um valor que pode pagar sem comprometer as demais obrigações da companhia. Para isso é interessante que consulte o valor pago para sua função em empresas de mesmo porte e, se possível, na mesma área de atuação.
Tenha contas bancárias distintas
O ideal é que você tenha contas correntes separadas, uma para você e outra para a sua empresa. Não é uma obrigação legal, e alguns empresários conseguem administrar as finanças com apenas uma, mas com contas separadas fica mais fácil ter uma boa organização financeira. Dessa forma, poderá controlar melhor os lançamentos nos extratos, os pagamentos recebidos e os gastos realizados.
Muitos empresários cometem o erro de pagar contas pessoais com o cheque ou cartão da empresa. Esse geralmente é o primeiro passo para desorganizar as finanças. Por não haver controle financeiro, alguns empresários sequer sabem se têm um negócio lucrativo ou não.
Outra vantagem de ter contas separadas é para efeitos fiscais. Assim, será mais fácil para você comprovar o seu faturamento, o que torna mais simples fazer a declaração de Imposto de Renda.
Separe suas despesas domésticas
Separar as despesas domésticas das empresariais não é tão simples quanto parece em um primeiro momento. Você não pode pedir que sua secretária realize o pagamento da escola de seu filho no banco, o tempo que ela leva para realizar essa tarefa entra na conta da empresa, onde tal gasto não deveria estar.
Outro exemplo comum é o micro e pequeno empresário fazer uso do mesmo carro na empresa e para atividades pessoais. Se o carro é da empresa você deve abater do seu pró-labore um percentual referente aos gastos com manutenção do veículo, combustível e até mesmo aluguel. Caso contrário, se o carro for seu, esses gastos devem ser incluídos na conta da empresa. O mesmo vale para contas de celular, telefone, internet entre outros. O importante é deixar bem especificado o que é gasto com a empresa e o que é gasto com as despesas pessoais.
Adote planos corporativos
Utilizando a pessoa jurídica da empresa você pode contratar serviços essenciais para o seu negócio com planos muito mais baratos que os disponíveis para pessoas físicas. Existem planos corporativos para celular, telefone, internet e até mesmo linhas diferenciadas de crédito para pessoa jurídica. Quando a empresa passa por dificuldades financeira, muitas vezes alguns empresários fazem empréstimos pessoais a juros muito mais altos dos que poderiam conseguir se fosse realizado pela pessoa jurídica. Por isso, é importante conhecer bem os serviços oferecidos pelo seu banco, para aproveitar os melhores benefícios.
Estabeleça reservas mensais
Com as constantes mudanças do mercado é muito importante ter sempre uma reserva financeira para empresa, para poder responder rápido as necessidades de seu negócio, seja com novos investimentos, aumento do capital de giro, entre outras possibilidades. Da mesma forma, é interessante ter uma reserva pessoal para usar, desde que seja com imprevistos como a necessidade de tratamentos médicos ou para tirar férias com a família sem precisar recorrer ao caixa da empresa.
Mas e você, já está com suas despesas pessoais e empresariais totalmente organizadas? Agora você está pronto para as administrar adequadamente!
Fonte: Conta Azul
CNPJ Inapto: Saiba o que fazer
O que é um CNPJ Inapto?
Um CNPJ Inapto ocorre quando uma empresa ou entidade está inapta de exercer suas atividades com o cadastro.
Isto é, significa que a empresa omite dados e informações na escrituração em dois exercícios consecutivos, diante da Receita Federal.
Estas informações são demonstrativos e declarações que o governo exige, e quando não são apresentados, ocorre a baixa do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ.
Com o CNPJ Inapto, há diversos impedimentos ao empresário e problemas na execução de atividades, além disso, gera custos bem altos.
Como ocorre a inaptidão do CNPJ?
Para que um CNPJ seja considerado Inapto, basta que alguns documentos sejam omitidos, sendo eles:
- RAIS – Relação Anual de Informações e Salários;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- ECF – Escrituração Contábil e Fiscal;
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
Estes são os principais documentos que devem ser entregues à Receita Federal, e quando não são apresentados nas escriturações, o CNPJ é baixado.
A Receita está em cima de todas as empresas para revisão dos documentos entregues, e as ações para inaptidão de CNPJs será intensa.
Por isso, para evitar a inaptidão do CNPJ, é preciso corrigir todas as declarações dos último cinco anos da empresa.
Consequências do CNPJ Inapto
Um CNPJ Inapto oferece diversas consequências negativas e complicações a um negócio.
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.634 – 2016, a inscrição se torna inválida para fins cadastrais.
Além de não poder participar de novas inscrições e ainda ter o cadastro baixado.
Ou seja, a empresa fica impedida de emitir notas fiscais, realizar operações comerciais e movimentar contas bancárias ou licitações.
Portanto, é importante estar a par de todas as questões que envolvem o CNPJ de sua empresa para que não aconteça esse tipo de coisa.
Como resolver o problema de Inaptidão?
Para resolver o CNPJ Inapto é preciso ter o auxílio de um profissional contábil, assim, o mesmo irá verificar todas as pendências do cadastro na Receita Federal.
Quando o representante legal verificar todas as escriturações e declarações dos últimos cinco anos, é preciso acessar o Portal e-CAC e acessar os campos necessários para verificação.
Por fim, se sua empresa estiver com pendências, regularize e não tenha seu CNPJ Inapto para utilização.
Fonte: Jornal Contábeis
Certidões Negativas de Débitos: quais são e como solicitar
Todas as empresas têm uma série de responsabilidades para cumprir formalidades e burocracias que são exigidas no país. Isso significa ter que lidar com a emissão de documentos, seja apenas para registros ou para comprovar determinada condição, como as certidões negativas de débito, por exemplo.
O documento é importante para comprovar o funcionamento adequado das instituições, de pagamentos dos impostos e de recolhimento dos direitos trabalhistas dos funcionários. Elas dão prova da inexistência de débitos advindos da pessoa física ou jurídica e podem ter diversas finalidades.
A importância das CNDs
Cada certidão demanda procedimentos diferentes para emissão. As mais solicitadas são:
CND FGTS
A CND FGTS é um documento de suma importância para o empregador, já que toda empresa que contém funcionários com carteira de trabalho assinada é contribuinte do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Dessa forma, a empresa precisa apresentar o recolhimento em dia para os órgãos públicos, instituições de créditos e outras entidades. A certidão é uma forma de comprovação da inexistência desses débitos e pode ser emitida pelo site da Caixa.
CND Trabalhista
A CND Trabalhista é o documento que demonstra se a empresa possui ou não alguma pendência na Justiça do Trabalho. Nessa relação, podem estar acordos trabalhistas e até condenações.
Seja por consenso ou por determinação legal, se a empresa quitar suas dívidas, poderá ter essa comprovação em uma CNDT.
A emissão fica a cargo do Tribunal Superior do Trabalho e tem como base informações dos Tribunais Regionais do Trabalho do país. Para ser negativa, a empresa ou pessoa física não pode constar no BNDT - Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.
Certidão Negativa Estadual
A Certidão Negativa de Débito Estadual é emitida quando for verificada a regularidade fiscal do contribuinte quanto aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda.
Por essa razão, cada unidade da federação possui critérios próprios para permitir a emissão desses documentos.
Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários
Emitida pelos municípios, comprova a inexistência de débitos referentes ao ISS e com o pagamento do IPTU.
Algumas dessas certidões podem ser emitidas online, sem a necessidade de se deslocar para nenhum órgão público.
Já em outros casos, a requisição só poderá ser feita presencialmente. Vai depender da certidão e da maior ou menor informatização dos serviços públicos a ela relacionados.
Certidão Negativa de Tributos Federais
A certidão negativa de tributos federais comprova que a empresa não tem nenhum tipo de débito com a Receita Federal. De posse desse documento, é possível comprovar para terceiros que não há pendências junto ao Fisco.
Trata-se de um verdadeiro atestado de bons antecedentes fiscais, se fosse essa a definição. Sua apresentação é exigida para o cumprimento de diversos procedimentos, entre eles, a solicitação de empréstimos bancários.
A certidão é expedida conjuntamente pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União por elas administrados, inclusive os Previdenciários.
Sua emissão só é possível quando a empresa não tem nenhum tipo de pendência. Antes de solicitá-la, é imprescindível quitar todos do débitos relativos ao pagamento de tributos federais.
Certidão Positiva com efeito de Negativa
A certidão positiva com efeito de negativa tem o mesmo valor que uma certidão negativa de débitos, ou seja, serve para comprovar a regularidade fiscal do contribuinte.
Ela pode ser emitida quando a empresa não tiver pendências cadastrais em seu nome, mas constar a existência de débito cuja exigibilidade esteja suspensa em virtude de:
- Moratória;
- Depósito do seu montante integral;
- impugnação ou recurso;
- Concessão de medida liminar em mandado de segurança;
- Concessão de medida liminar ou de tutela antecipada, em outras espécies de ação judicial;
- Parcelamento cujas parcelas estejam devidamente recolhidas, seja Refis, Paes ou em decorrência de qualquer outra modalidade de parcelamento concedido pela RFB, e ainda, quando o lançamento estiver no prazo legal para impugnação ou recurso, nesses casos é garantido à pessoa jurídica a certidão positiva com efeito de negativa.
A certidão positiva com efeito de negativa (Débitos Inscritos na Dívida Ativa) deve ser requerida na Regional da PGE de vinculação do interessado e retirada na Secretaria da Fazenda.
Quando é solicitada
As Certidões Negativas podem ser solicitadas nos seguintes casos:
- Auditorias;
- Licitações e concorrências públicas;
- Empréstimos e financiamentos;
- Transações com imóveis e veículos;
- Regularização de espólios;
- Saída do país;
A CND é um documento especialmente importante para empresas que participam de licitações ou fazem negócios com órgãos públicos. No caso da CND federal, ela será exigida necessariamente em todo e qualquer processo que envolva prestação de serviços ou venda de produtos para o governo.
Fonte: Portal Contábeis